SmartDocuments-Bestandteile

"3 in 1" - Die Bestandteile unserer Software

Dokumente und Vorlagen effizient verwalten ...

SmartDocuments ist die einheitliche Umgebung für sämtliche Corporate-Design-, Unternehmens- sowie Prozessvorlagen, mit der die unterschiedlichsten Dokumente generiert werden können. Es handelt sich um eine Standardlösung, die sich nahtlos in die individuelle IT-Architektur einfügt, beim Arbeiten jedoch wie maßgeschneidert erscheint. Organisationen, die SmartDocuments verwenden, profitieren von einem hocheffizienten und einfachen Vorlagenmanagement.

Unser Produkt besteht aus 3 Bestandteilen:

SmartControl
SmartEditor
SmartWizard

SmartControl
Die zentrale Administration
von SmartDocuments

Innerhalb der Oberfläche verwalten Sie Ihre Dokumentvorlagen, legen Ihr Corporate Design fest, steuern die Rechte der Benutzer:innen, verwalten die einzelnen Bausteine sowie Kopf- und Fußtexte und übernehmen die Konfiguration der Systemeinstellungen.

Für die Nutzung von SmartControl ist keine Installation einer Software erforderlich. SmartControl ist vollständig browserbasiert und bietet Ihnen somit die Möglichkeit, immer und überall - auch von unterwegs- Ihr System zu verwalten.

Der Aufbau und die Bedienung der Software ist intuitiv und nutzendenfreundlich gestaltet. Über erweiterbare Kacheln am oberen Bildschirmrand sind alle Funktionen übersichtlich dargestellt und gut sortiert. Mit SmartControl behalten Sie stets die Kontrolle und Übersicht über all Ihre Vorlagen.

Vektorgrafik: Zahnräder, unterschiedliche Personen, die am Computer arbeiten, eine Glühbirne und ein Mülleimer

Vektorgrafik: Bildschirm in dem ein Dokument geöffnet ist. Dazu sind unterschiedliche Werkzeuge, wie ein Schraubenschlüssel, Zahnräder, ein Brief sowie Chatfenster dargestellt.

SmartEditor
Das Werkzeug zur Vorlagenerstellung

Mit dem SmartEditor können Sie schnell und einfach Ihre Templates erstellen. Die eigentlichen Dokumentvorlagen gestalten Sie hierbei, wie gewohnt, in Microsoft Office Word. Über den eingebundenen SmartEditor legen Sie daraufhin die Fragestruktur für den SmartWizard fest: "Welche Daten und Informationen sollen im Frage-Dialog ermittelt werden?". Hierfür ganz einfach per Drag & Drop die definierten Fragen oder Textbausteine an die passende Stelle im Dokument ziehen, fertig! Technisches Know-how oder gar Programmierkenntnisse sind hierfür nicht erforderlich.

Clever gefragt
– Die bunte Palette an Fragetypen

Mit unseren verschiedenen Fragetypen können Sie die unterschiedlichsten Szenarien abbilden. Von Freitexteingaben, über Nummernfragen bis hin zu Datenbankfragen zur Übernahme bestehender Daten ist alles möglich. Je nach Struktur lassen sich ebenso Abhängigkeiten der Fragen aufbauen sowie Alternativen zu Antworten hinterlegen.

Im SmartEditor wird automatisch Ihr definiertes Corporate Design angewendet und
berücksichtigt, welches hierbei (abhängig von den jeweiligen Rechten) nicht von allen
Mitarbeiter:innen ohne Weiteres geändert werden kann.

SmartWizard
Die Oberfläche für Endnutzer:innen

Über den SmartWizard füllen Anwender:innen das Dokument nach dem Frage-Antwort-Prinzip mit den notwendigen Inhalten. Die Beantwortung der Fragen erfolgt vollständig browserbasiert und ermöglicht somit ein system- und ortsunabhängiges Ausfüllen.

Über die logisch gesteuerten und regelbasierten Fragen wird eine schnelle und fehlerfreie Dokumentenerstellung ermöglicht.

Der SmartWizard greift stets auf die zuletzt innerhalb SmartControl freigegebene Version der Vorlage zurück. Dies erlaubt es Ihren Anwender:innen mit SmartDocuments zu arbeiten, auch wenn Sie gerade parallel Anpassungen an der entsprechenden Vorlage vornehmen.

Durch die flexiblen Automatisierungen, dem Einsatz von verständlichen Hilfetexten und zuvor festgelegten Eingaberegeln, ist das Erstellen von Dokumenten mit SmartDocuments ein Kinderspiel. Auch ohne umfangreiche Schulungen können neue Dokumente problemlos erstellt werden. Über die Jahre wurde der SmartWizard stets funktional aber auch in Hinblick auf die Nutzerfreundlichkeit optimiert. So steht Anwender:innen z.B. eine Live-Vorschau der Vorlage zur Verfügung - die Auswirkungen im Dokument werden dabei farblich hervorgehoben.